МЕНЮ
МЕНЮ
Организация и сопровожение полного цикла мероприятий

Организация конференции с международным участием под ключ

Комплексное сопровождение международных конференций — от приглашения зарубежных спикеров до логистики и перевода

Организация конференции с международным участием: как провести мероприятие на высоком уровне

Международные конференции — это особый формат деловых мероприятий, требующий учета множества организационных нюансов: от визовой поддержки и языкового сопровождения до трансляций и соблюдения международных стандартов. Ниже — ключевые этапы и профессиональные рекомендации по организации конференций с международным участием.
Подбор площадки и инфраструктуры
Выбор места проведения — основа успеха. Площадка должна быть:
  • удобно расположена относительно аэропортов и отелей;
  • оснащена современным техническим оборудованием;
  • иметь зоны для кофе-брейков, переводчиков, пресс-центра;
  • обладать имиджевой привлекательностью (особенно для столичных и международных локаций).
Для крупных мероприятий часто используют конгресс-центры, выставочные павильоны, залы при отелях уровня 4–5*.
Юридическое и визовое сопровождение
Если в конференции участвуют спикеры и гости из других стран, важно заранее продумать:
  • визовую поддержку, включая приглашения и консульское сопровождение;
  • уведомление государственных органов о мероприятии (если требуется по законодательству РФ);
  • соблюдение регламентов делового взаимодействия, включая контракты на английском языке.
Перевод и мультиязычное сопровождение
Организаторы обязаны обеспечить:
  • синхронный и последовательный перевод (особенно для пленарных сессий и секций);
  • оборудование для переводчиков (кабинки, наушники, передатчики);
  • перевод печатных материалов, программы, вывесок, бейджей.
Онлайн-участие и трансляции
Сегодня международная конференция невозможна без:
  • профессиональной видеотрансляции с несколькими камерами;
  • возможности подключения удалённых участников;
  • записи сессий с субтитрами;
  • онлайн-платформы для регистрации и обратной связи.
Программа и приглашение спикеров
Важно сформировать контент с учетом:
  • интересов международной аудитории;
  • часовых поясов участников;
  • репутации приглашённых спикеров;
  • возможности выступлений на английском языке (или с переводом).
Приглашения должны быть оформлены профессионально, с переводом, логотипами и контактами.
Логистика и сопровождение гостей
Для иностранных делегатов необходим:
  • трансфер из/в аэропорт;
  • помощь с размещением в отелях;
  • информационная поддержка (гид, переводчик, welcome-пакет);
  • культурная программа по завершении конференции.
Кейтеринг и протокол
Важно учитывать предпочтения разных национальностей: предложить вегетарианские и халяльные блюда, учесть запреты на алкоголь. Все должно соответствовать деловому протоколу, включая расстановку флагов, размещение на сцене, подарки участникам.
Итоги и сопровождение после конференции
После завершения важно:
  • направить материалы участникам (презентации, записи);
  • выдать сертификаты международного образца;
  • собрать отзывы и оформить отчет;
  • поддерживать контакт с партнёрами и СМИ.
Поручите организацию международной конференции команде с международной экспертизой и вниманием к деталям
Получите индивидуальное предложение на организацию конференции с иностранными участниками
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение 15 минут!
Отзывы гостей с наших мероприятий
Пусть наши гости и участники расскажут про нас
Dubai
restaurantweek 2024/2025
Moscow
restaurantweek 2024/2025
Dubai
SalonWeek 2024/2025
Moscow
SalonWeek 2024/2025
Узнайте, как проходили конференции и ивенты от их участников
Узнайте, как проходили конференции и ивенты от их участников
Мы собрали более 200 видео-отзывов
за 8 лет организаций различных мероприятий
Мы собрали более 200 видео-отзывов
за 8 лет организаций различных мероприятий

Адрес
Пер. 1-й Басманный, д. 5/20, стр. 2 эт черд пом ii ком 7 Москва,
Москва 107 078 Россия

ООО «Е2» © Все права защищены

Made on
Tilda