Услуги по организации конференций: от сценария до аплодисментов

Организация конференции — это больше, чем аренда зала и приглашение спикеров. Это комплексная услуга, включающая планирование, логистику, техническое обеспечение, маркетинг и управление участниками. Компания Evdokimovv Event предлагает полный цикл услуг по организации конференций в Москве, регионах России и за рубежом.
1. Консалтинг и разработка концепции
Первый этап — консультация. Мы погружаемся в задачи клиента и предлагаем:

• Тематику и формат мероприятия
• Целевую аудиторию
• Стратегию позиционирования
• Механики вовлечения

Также разрабатывается уникальная концепция конференции с учетом целей бренда, отрасли и масштаба.
2. Планирование и логистика
Мы составляем подробный план и график подготовки:

• Бронирование площадки
• Организация трансфера и проживания
• Согласование подрядчиков
• Работа с партнерами и спонсорами
• Построение бюджета

Каждое действие фиксируется в таймлайне и сопровождается отчетностью.
3. Работа со спикерами и программой
Мы берем на себя:

• Приглашение и сопровождение спикеров
• Сбор презентаций и тезисов
• Подготовку модераторов
• Формирование сессий и расписания

Организация панельных дискуссий, круглых столов и мастер-классов — наш профиль.
4. Техническое обеспечение
Профессиональный технический блок включает:

• Аудио- и видеосистемы
• Свет и сценография
• Прямые трансляции и запись
• Перевод (синхронный, последовательный)
• Онлайн-платформы и интеграции

Мы обеспечиваем бесперебойную работу всех элементов мероприятия.
5. Дизайн и оформление
Мы оформляем конференцию в едином стиле:

• Разработка фирменного визуала
• Презентации, баннеры, навигация
• Регистрационные стойки, пресс-воллы
• Печатная продукция и мерч

Все материалы — в соответствии с брендбуком или индивидуально под мероприятие.
6. Регистрация и коммуникация
Поддержка участников — важная часть успеха:

• Сайт конференции и система регистрации
• Email-рассылки и уведомления
• Генерация бейджей с QR-кодами
• Онлайн-чат поддержки

Мы выстраиваем коммуникацию до, во время и после события.
7. Продвижение и PRНаши маркетинговые услуги включают:

• Стратегию продвижения мероприятия
• SMM, таргетинг, контент
• Работа со СМИ и отраслевыми площадками
• Пресс-релизы, аккредитация журналистов

Также организуем медиасопровождение, включая фото- и видеосъемку.
8. Проведение и координация
В день мероприятия:

• Создаем команду onsite-координаторов
• Контролируем каждый элемент (тайминг, звук, свет, трансфер)
• Мгновенно реагируем на любые ситуации
• Обеспечиваем комфорт спикерам и участникам

Всё работает как часы — от открытия до закрытия.
9. Пост-мероприятие и аналитика
После завершения мы:

• Собираем обратную связь
• Подготавливаем фото- и видеоматериалы
• Формируем отчет для клиента
• Проводим ретроспективу и рекомендации для будущих событий
• Evdokimovv Event предлагает услуги по организации конференций «под ключ», включая международные, отраслевые, научные и деловые форматы. Мы ценим доверие и превращаем каждый проект в событие с эффектом присутствия и послевкусием результата.