Организация конференции — это больше, чем аренда зала и приглашение спикеров. Это комплексная услуга, включающая планирование, логистику, техническое обеспечение, маркетинг и управление участниками. Компания Evdokimovv Event предлагает полный цикл услуг по организации конференций в Москве, регионах России и за рубежом.
1. Консалтинг и разработка концепции
Первый этап — консультация. Мы погружаемся в задачи клиента и предлагаем:
- Тематику и формат мероприятия
- Целевую аудиторию
- Стратегию позиционирования
- Механики вовлечения
Также разрабатывается уникальная концепция конференции с учетом целей бренда, отрасли и масштаба.
2. Планирование и логистика
Мы составляем подробный план и график подготовки:
- Бронирование площадки
- Организация трансфера и проживания
- Согласование подрядчиков
- Работа с партнерами и спонсорами
- Построение бюджета
Каждое действие фиксируется в таймлайне и сопровождается отчетностью.
3. Работа со спикерами и программой
Мы берем на себя:
- Приглашение и сопровождение спикеров
- Сбор презентаций и тезисов
- Подготовку модераторов
- Формирование сессий и расписания
Организация панельных дискуссий, круглых столов и мастер-классов — наш профиль.
4. Техническое обеспечение
Профессиональный технический блок включает:
- Аудио- и видеосистемы
- Свет и сценография
- Прямые трансляции и запись
- Перевод (синхронный, последовательный)
- Онлайн-платформы и интеграции
Мы обеспечиваем бесперебойную работу всех элементов мероприятия.
5. Дизайн и оформление
Мы оформляем конференцию в едином стиле:
- Разработка фирменного визуала
- Презентации, баннеры, навигация
- Регистрационные стойки, пресс-воллы
- Печатная продукция и мерч
Все материалы — в соответствии с брендбуком или индивидуально под мероприятие.
6. Регистрация и коммуникация
Поддержка участников — важная часть успеха:
- Сайт конференции и система регистрации
- Email-рассылки и уведомления
- Генерация бейджей с QR-кодами
- Онлайн-чат поддержки
Мы выстраиваем коммуникацию до, во время и после события.
7. Продвижение и PRНаши маркетинговые услуги включают:
- Стратегию продвижения мероприятия
- SMM, таргетинг, контент
- Работа со СМИ и отраслевыми площадками
- Пресс-релизы, аккредитация журналистов
Также организуем медиасопровождение, включая фото- и видеосъемку.
8. Проведение и координация
В день мероприятия:
- Создаем команду onsite-координаторов
- Контролируем каждый элемент (тайминг, звук, свет, трансфер)
- Мгновенно реагируем на любые ситуации
- Обеспечиваем комфорт спикерам и участникам
Всё работает как часы — от открытия до закрытия.
9. Пост-мероприятие и аналитика
После завершения мы:
- Собираем обратную связь
- Подготавливаем фото- и видеоматериалы
- Формируем отчет для клиента
- Проводим ретроспективу и рекомендации для будущих событий
- Evdokimovv Event предлагает услуги по организации конференций «под ключ», включая международные, отраслевые, научные и деловые форматы. Мы ценим доверие и превращаем каждый проект в событие с эффектом присутствия и послевкусием результата.