Организация пресс-конференций и брифингов любого масштаба

Пресс-конференции и брифинги — два эффективных формата взаимодействия со СМИ. Несмотря на схожесть задач, они имеют отличия в структуре, продолжительности и целях. В этой статье разберем, как грамотно организовать оба мероприятия, чтобы получить нужный информационный эффект и максимальное освещение в медиа.
Отличие пресс-конференции от брифинга

• Пресс-конференция — это масштабное мероприятие, на котором спикеры последовательно озвучивают важные сообщения, после чего журналисты могут задать вопросы. Обычно длится 40–60 минут. Используется для значимых анонсов, отчетов, презентаций.
• Брифинг — краткая встреча с прессой (10–20 минут), где один спикер делает заявление по актуальной теме и отвечает на ограниченное количество вопросов. Часто проводится оперативно, в ответ на ситуацию или запрос СМИ.

Подготовка к мероприятию: универсальные шаги

1. Определение цели и ключевых сообщений
2. Нужно четко понимать, что и кому вы хотите сообщить, какие СМИ наиболее релевантны. Важно, чтобы информация имела новостной повод.
3. Подбор спикеров и модератора
4. Спикеры должны быть компетентны, харизматичны, готовы к вопросам. Модератор регулирует темп и управляет сессией вопросов-ответов.
5. Выбор формата и площадки
6. Подходят пресс-центры, отели, студии или онлайн-платформы. Важно обеспечить техническое оснащение: звук, свет, камеры, интернет.
7. Работа с журналистами
8. Формируются списки СМИ, рассылаются анонсы и пресс-киты, ведется регистрация. За день до события обязательно делается повторная рассылка или звонок.
9. Создание пресс-кита
10. Это материалы, которые получают журналисты: пресс-релиз, биографии спикеров, факты, визуальные материалы, логотипы.
11. Медиатренинг спикеров
12. Перед выходом к прессе обязательно проводится репетиция. Спикеры должны знать, как отвечать кратко, уверенно и по делу.

Особенности организации брифингов

• Подготовка проходит в сжатые сроки;
• Локация может быть нестандартной: холл офиса, внешняя площадка, выездная точка;
• Главное — четкость, скорость и контроль повестки;
• После брифинга важно оперативно отправить комментарий в текстовом виде.

Сопровождение и пост-работа
После пресс-конференции или брифинга необходимо:

• Разослать итоговый пресс-релиз с основными тезисами,
• Поделиться фото- и видеоматериалами,
• Проконтролировать выход публикаций,
• Дать дополнительные комментарии или интервью по запросу журналистов.