Научно-практическая конференция — это особый формат делового события, где встречаются ученые, исследователи, преподаватели и практики для обмена опытом, представления результатов исследований и обсуждения актуальных проблем. Организация такого мероприятия требует точной последовательности действий, методического подхода и соблюдения научных норм. Ниже представлена пошаговая технология подготовки и проведения.
1. Формулировка темы и целей
Первый этап — определение тематики. Она должна быть:
- Актуальной для научного и профессионального сообщества
- Соответствовать профилю организации
- Объединять теоретиков и практиков
Формулируется цель: обмен опытом, публикация результатов, обсуждение новшеств, развитие сотрудничества.
2. Подготовка положения о конференции
Создается
положение, в котором отражаются:
- Цель и задачи конференции
- Дата и место проведения
- Формат (очно, онлайн, гибридно)
- Организаторы и партнеры
- Условия участия
- Требования к оформлению тезисов и статей
- Контактная информация
Этот документ служит основой для рассылки, публикации и приема заявок.
3. Создание оргкомитета и команды
Оргкомитет отвечает за:
- Формирование программы
- Приглашение спикеров и экспертов
- Проверку материалов
- Подготовку сборника
- Коммуникацию с участниками
Оперативная команда занимается регистрацией, техподдержкой, размещением гостей и координацией на площадке.
4. Информационная кампания
Продвижение включает:
- Рассылку приглашений в профильные вузы, НИИ, ассоциации
- Размещение информации на специализированных порталах
- Создание страницы мероприятия
- Регистрацию участников и сбор тезисов через формы
Также подготавливаются: афиши, письма-приглашения, шаблоны писем для рассылки.
5. Прием и экспертиза научных материалов
Участники подают:
- Заявку на участие
- Тезисы доклада
- (по необходимости) статью
Оргкомитет проверяет соответствие тематике и требованиям, проводит рецензирование и формирует сборник материалов.
6. Программа мероприятия
Формируется сессийная программа, которая включает:
- Пленарные заседания
- Секционные доклады
- Дискуссионные панели
- Круглые столы, мастер-классы
Назначаются модераторы, тайминг, регламент и технические координаторы.
7. Проведение конференции
Техническая организация включает:
- Оформление зала, брендирование
- Работа с техникой (звук, видео, трансляция)
- Регистрация и навигация
- Видеозапись сессий
- Фотофиксация
Особое внимание уделяется таймингу, сопровождению гостей и раздаточным материалам.
8. Подведение итогов
После мероприятия:
- Публикуется сборник материалов (с ISBN или DOI, при необходимости)
- Готовятся благодарственные письма участникам и спикерам
- Делается пресс-релиз
- Отправляются сертификаты
- Формируется отчет
Также возможна публикация статей в профильных журналах, входящих в РИНЦ, Scopus, Web of Science.
- Технология научно-практической конференции требует педантичности, соответствия научным стандартам и внимания к деталям — от тезисов до чайной зоны. Профессиональная организация делает мероприятие авторитетным и результативным.