Системы для организации конференций: какие выбрать и как использовать

Организация конференций сегодня невозможна без цифровых решений. Платформы и системы автоматизации позволяют экономить ресурсы, минимизировать ошибки, обеспечивать качественный сервис и собирать аналитику. Ниже рассмотрим, какие типы систем используются при подготовке и проведении конференций, и на что ориентироваться при выборе.
1. Системы регистрации участников
Функции:

• Онлайн-анкеты и формы
• Платёжные модули (если участие платное)
• Уведомления, напоминания
• Генерация бейджей и сертификатов

Популярные решения:

• TimePad
• RegFox
• Eventicious
• Eventbrite

Важно: наличие интеграции с CRM и аналитикой по источникам трафика.
2. Платформы для онлайн- и гибридных конференций
Функции:

• Видеотрансляции и вебинары
• Параллельные сессии
• Чаты, опросы, голосования
• Мобильное приложение

Примеры:

• Zoom Events
• PINE
• Webex Events
• Hopin
• Whova

Выбор зависит от количества участников, уровня интерактивности и бюджета.
3. CRM-системы и базы данных участников
Позволяют:

• Хранить историю взаимодействий
• Сегментировать аудиторию
• Отслеживать воронку регистрации
• Персонализировать коммуникации

Интеграции: amoCRM, Bitrix24, Hubspot, Salesforce
4. Системы аналитики и отчётности
Функции:

• Кол-во регистраций, посещаемость
• Источники трафика
• Вовлечённость участников
• Рейтинг сессий и обратная связь

Важна визуализация отчётов и экспорт в Excel/PDF. Часто встроены в платформу мероприятия.
5. Интерактивные мобильные приложения
Преимущества:

• Персональный график
• Push-уведомления
• Карта площадки
• Вопросы к спикерам, голосования
• Нетворкинг и обмен контактами

Такие приложения создают отдельную ценность для участников и повышают их лояльность.
6. Системы для работы команды
Необходимы для организации процессов:

• Trello, Asana, Notion — для управления задачами
• Google Drive, Dropbox — для хранения файлов
• Slack, Telegram — для командной коммуникации

Чёткая внутренняя организация ускоряет процесс и снижает риски.
7. Программы для печати и персонализации
Используются для:

• Печати бейджей и табличек
• Подготовки сертификатов
• Генерации QR-кодов

Обычно интегрируются с регистрационными системами.
На что обратить внимание при выборе системы

• Масштаб мероприятия и формат (оффлайн, онлайн, гибрид)
• Количество участников
• Необходимые функции (регистрация, трансляции, сертификаты и др.)
• Уровень поддержки и локализации
• Безопасность данных
• Интеграции с другими системами

Вывод

• Современные системы для организации конференций позволяют автоматизировать десятки процессов, повысить качество обслуживания участников и упростить работу команды. Главное — выбрать решения, которые соответствуют формату и задачам вашего мероприятия. А ещё лучше — доверить подбор и настройку профессионалам, которые этим занимаются ежедневно.