Форумы и конференции — это ключевые инструменты деловой, научной и общественной коммуникации. Они формируют повестку отраслей, объединяют экспертов, инвесторов, студентов, представителей бизнеса и власти. Но за каждым успешным мероприятием стоит сложная многослойная работа, которую важно доверить профессионалам. Ниже описываем, как выстроен процесс подготовки форумов и конференций под ключ.
Стратегия и концепция мероприятия
Первый шаг — определить цели:
- Развитие отраслевого диалога;
- Презентация новых решений или продуктов;
- Объединение экспертного сообщества;
- Образовательные и просветительские цели;
- Международное позиционирование.
Исходя из задач разрабатывается уникальная концепция, формат, слоган, дизайн-оформление и логистика взаимодействий.
Подбор площадки и формат
Площадка должна соответствовать масштабу мероприятия:
- Конгресс-центры;
- Гостиницы с конференц-залами;
- Технопарки;
- Онлайн-платформы и гибридные решения.
Мы организуем мероприятия в Москве, Санкт-Петербурге, регионах России и за рубежом. Учитываем количество участников, требования к безопасности, технической инфраструктуре и доступности.
Программа и спикеры
Контент — главный элемент форума или конференции. Важны:
- Актуальная и продуманная программа;
- Разнообразие форматов: пленарные сессии, дискуссии, мастер-классы, выставочные зоны;
- Подбор харизматичных и авторитетных спикеров;
- Модераторы, которые удерживают внимание и управляют дискуссией.
Мы формируем программы с вовлечением лидеров мнений и экспертов отрасли.
Работа с участниками
Мы берём на себя:
- Разработку сайта мероприятия;
- Форму регистрации и CRM-учёт участников;
- Коммуникацию через рассылки, соцсети и мессенджеры;
- Поддержку делегаций и сопровождение VIP-гостей.
Участник должен чувствовать себя максимально комфортно — от момента регистрации до получения благодарственного письма.
- Техническое и визуальное сопровождение
- Свет, звук, видео — от трансляций до мультикамерной съёмки;
- Синхронный перевод, субтитры, телесуфлёры;
- Оформление сцены, навигация, фотозоны, пресс-воллы;
- Печатная продукция, мерч, бейджи, пакеты участников.
Всё оформляется в фирменном стиле события — мы продумываем визуальный код мероприятия.
День мероприятия
В день форума наша команда координирует:
- Приезд участников и спикеров;
- Работу служб регистрации, логистики, кейтеринга;
- Ход сессий и трансляций;
- Медиаподдержку и онлайн-публикации;
- Реагирование на форс-мажоры.
У нас отлажена система внутренних координаторов, каждый отвечает за свой участок.
Постмероприятие
После мероприятия важно:
- Отправить благодарственные письма;
- Подготовить фото- и видеоотчёт;
- Выпустить пресс-релизы;
- Поделиться аналитикой и обратной связью;
- Начать коммуникации на следующий год.
- Мы сопровождаем клиента и после форума — чтобы усилить эффект и вовлечённость аудитории.