Организация форумов и конференций любого масштаба — от идеи до реализации

Форумы и конференции — это ключевые инструменты деловой, научной и общественной коммуникации. Они формируют повестку отраслей, объединяют экспертов, инвесторов, студентов, представителей бизнеса и власти. Но за каждым успешным мероприятием стоит сложная многослойная работа, которую важно доверить профессионалам. Ниже описываем, как выстроен процесс подготовки форумов и конференций под ключ.
Стратегия и концепция мероприятия
Первый шаг — определить цели:

• Развитие отраслевого диалога;
• Презентация новых решений или продуктов;
• Объединение экспертного сообщества;
• Образовательные и просветительские цели;
• Международное позиционирование.

Исходя из задач разрабатывается уникальная концепция, формат, слоган, дизайн-оформление и логистика взаимодействий.
Подбор площадки и формат
Площадка должна соответствовать масштабу мероприятия:

• Конгресс-центры;
• Гостиницы с конференц-залами;
• Технопарки;
• Онлайн-платформы и гибридные решения.

Мы организуем мероприятия в Москве, Санкт-Петербурге, регионах России и за рубежом. Учитываем количество участников, требования к безопасности, технической инфраструктуре и доступности.
Программа и спикеры
Контент — главный элемент форума или конференции. Важны:

• Актуальная и продуманная программа;
• Разнообразие форматов: пленарные сессии, дискуссии, мастер-классы, выставочные зоны;
• Подбор харизматичных и авторитетных спикеров;
• Модераторы, которые удерживают внимание и управляют дискуссией.

Мы формируем программы с вовлечением лидеров мнений и экспертов отрасли.
Работа с участниками
Мы берём на себя:

• Разработку сайта мероприятия;
• Форму регистрации и CRM-учёт участников;
• Коммуникацию через рассылки, соцсети и мессенджеры;
• Поддержку делегаций и сопровождение VIP-гостей.

Участник должен чувствовать себя максимально комфортно — от момента регистрации до получения благодарственного письма.

• Техническое и визуальное сопровождение
• Свет, звук, видео — от трансляций до мультикамерной съёмки;
• Синхронный перевод, субтитры, телесуфлёры;
• Оформление сцены, навигация, фотозоны, пресс-воллы;
• Печатная продукция, мерч, бейджи, пакеты участников.

Всё оформляется в фирменном стиле события — мы продумываем визуальный код мероприятия.
День мероприятия
В день форума наша команда координирует:

• Приезд участников и спикеров;
• Работу служб регистрации, логистики, кейтеринга;
• Ход сессий и трансляций;
• Медиаподдержку и онлайн-публикации;
• Реагирование на форс-мажоры.

У нас отлажена система внутренних координаторов, каждый отвечает за свой участок.
Постмероприятие
После мероприятия важно:

• Отправить благодарственные письма;
• Подготовить фото- и видеоотчёт;
• Выпустить пресс-релизы;
• Поделиться аналитикой и обратной связью;
• Начать коммуникации на следующий год.
• Мы сопровождаем клиента и после форума — чтобы усилить эффект и вовлечённость аудитории.