Договор на проведение конференции для организации: как составить правильно

Проведение конференции требует тщательной подготовки не только в организационном, но и в юридическом аспекте. Один из важнейших документов — договор на проведение конференции. Он закрепляет договоренности между заказчиком и исполнителем, регулирует права и обязанности сторон, а также помогает избежать спорных ситуаций. Правильно составленный договор — гарантия успеха мероприятия.
Какие виды договоров применимыДля проведения конференции может быть заключен:

• Договор возмездного оказания услуг — когда исполнитель обязуется организовать мероприятие за оплату.
• Договор подряда — если требуется выполнение определённых работ, например, техническое обеспечение, монтаж оборудования.
• Агентский договор — если исполнитель представляет интересы заказчика при взаимодействии с подрядчиками.

На практике чаще всего используется договор возмездного оказания услуг.
Обязательные разделы договораВот структура типового договора:

1. Преамбула
2. Указывается полное наименование сторон, их реквизиты, представители.
3. Предмет договора
4. Четко прописывается, что именно входит в услуги по организации конференции: аренда площадки, техническое оснащение, подбор персонала, регистрация участников и т. д.
5. Сроки оказания услуг
6. Устанавливаются даты начала и завершения всех подготовительных и итоговых мероприятий.
7. Обязанности сторон
8. Уточняются обязательства исполнителя и заказчика: что, когда и в каком виде должно быть предоставлено каждой стороной.
9. Стоимость и порядок расчетов
10. Указывается общая сумма, порядок внесения предоплаты, этапы оплаты, условия изменения стоимости.
11. Ответственность сторон
12. Описываются штрафные санкции, ответственность за срыв сроков, некачественное выполнение услуг.
13. Форс-мажор
14. Оговариваются обстоятельства непреодолимой силы, при которых стороны освобождаются от ответственности.
15. Порядок разрешения споров
16. Обычно указывается досудебный порядок, а также конкретный арбитражный суд.
17. Срок действия договора и порядок расторжения
18. Указывается дата вступления в силу и условия расторжения договора.
19. Приложения к договору
20. Это могут быть смета, техническое задание, тайминг конференции и прочее.

• Особенности, которые стоит учитыватьВсе пункты должны быть конкретными и измеримыми — это защитит обе стороны.
• Рекомендуется привлекать юриста для проверки договора, особенно если мероприятие крупное.
• Обратите внимание на пункт по интеллектуальным правам: кто будет обладателем прав на фото и видео с конференции.
• При наличии иностранных участников или подрядчиков договор можно оформить на двух языках.

Формат и подписаниеДоговор составляется в двух экземплярах для каждой из сторон, с подписями и печатями. Электронная подпись также допустима, если она подтверждена квалифицированным сертификатом.