МЕНЮ
МЕНЮ
Организация и сопровожение полного цикла мероприятий

Что нужно для организации конференции: от идеи до отчета

Собрали пошаговый список и рекомендации, чтобы ничего не забыть при подготовке конференции любого масштаба

Что нужно для организации конференции: от идеи до отчета

Организация конференции — это многосоставной процесс, где важна каждая деталь. Независимо от масштаба мероприятия, его успех зависит от системного подхода, грамотного планирования и профессиональной команды. Ниже — подробный список и рекомендации, что нужно для организации конференции.
1. Цель и формат мероприятия
Сначала определите:
  • Цель: информирование, обсуждение, обучение, презентация
  • Формат: офлайн, онлайн, гибрид
  • Тип: научная, деловая, отраслево-образовательная, внутренняя
  • Аудитория: кто участники и спикеры, откуда они
Это влияет на выбор площадки, программу, технику и продвижение.
2. Команда и роли
Минимальный набор ролей:
  • Организатор/продюсер
  • Проектный менеджер
  • Контент-менеджер (спикеры, программа)
  • Технический координатор
  • SMM/PR-специалист
  • Регистрационный менеджер
  • Ведущий/модератор
Если ресурсов мало — можно совмещать роли, но лучше довериться агентству.
3. План и бюджет
Создайте план:
  • Тайминг подготовки
  • Сценарный план на день конференции
  • Дорожная карта (в Excel, Trello, Notion)
Определите бюджет:
  • Площадка
  • Оборудование
  • Услуги подрядчиков
  • Питание, кофе-брейки
  • Полиграфия и брендирование
  • Продвижение
4. Площадка и техническое оснащение
Площадка должна соответствовать формату и количеству гостей:
  • Вместимость, расположение, парковка
  • Сцена, трибуны, фойе, гардероб, санитарные зоны
  • Освещение, вентиляция, акустика
Технический минимум:
  • Микрофоны, колонки, проекторы, экраны
  • Ноутбуки, переключатели слайдов
  • Камеры и трансляция (если онлайн/гибрид)
  • Wi-Fi и розетки для участников
5. Программа и контент
Ключевые блоки:
  • Пленарные выступления
  • Секционные сессии
  • Дискуссии и интерактив
  • Мастер-классы
Не забудьте:
  • Подтвердить спикеров
  • Собрать презентации
  • Назначить модераторов
  • Подготовить тайминг и лист спикеров
  • 6. Регистрация и коммуникация
  • Создайте сайт или лендинг мероприятия
  • Настройте онлайн-регистрацию (сбор данных, автоматические письма)
  • Подготовьте бейджи, списки участников, инструкции
Коммуникация до конференции:
  • Email-рассылки
  • Соцсети
  • Вебинары-превью
  • 7. Оформление и печатные материалы
  • Пресс-волл, баннеры, флаеры
  • Программа в печатном виде
  • Папки участников, блокноты, ручки
  • Навигация внутри площадки
8. Проведение мероприятия
В день конференции необходимо:
  • Регистрация гостей
  • Координация тайминга
  • Работа с техникой и трансляциями
  • Фото- и видеосъемка
  • Модерация и ведущие
  • Обратная связь от участников
9. Завершение и отчетность
После конференции:
  • Благодарственные письма и сертификаты
  • Фото- и видеоматериалы
  • Отчет с основными цифрами и отзывами
  • Пресс-релиз и публикации в соцсетях
  • Сбор и анализ обратной связи
Вывод:
  • Для успешной конференции нужно тщательно продумать каждый этап: от идеи до финального отчета. Используйте чек-листы, таймлайны и опыт профессионалов — и вы избежите сбоев.
Мы возьмем на себя все этапы организации конференции — чтобы вы сосредоточились только на результатах.
Получите персональный план вашей конференции
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение 15 минут!
Отзывы гостей с наших мероприятий
Пусть наши гости и участники расскажут про нас
Dubai
restaurantweek 2024/2025
Moscow
restaurantweek 2024/2025
Dubai
SalonWeek 2024/2025
Moscow
SalonWeek 2024/2025
Узнайте, как проходили конференции и ивенты от их участников
Узнайте, как проходили конференции и ивенты от их участников
Мы собрали более 200 видео-отзывов
за 8 лет организаций различных мероприятий
Мы собрали более 200 видео-отзывов
за 8 лет организаций различных мероприятий

Адрес
Пер. 1-й Басманный, д. 5/20, стр. 2 эт черд пом ii ком 7 Москва,
Москва 107 078 Россия

ООО «Е2» © Все права защищены

Made on
Tilda